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第五章 行政部事务工作管理规范(第1页)

只要留心观察便会发现,用制度管人,按制度办事是那些成功企业的共同特点。建立健全、科学化、规范化且有很好可操作性的管理制度是企业必不可少的软件设施,也是企业得以正常运转的基石。同样,每个部门其实就是一个公司小的缩影,因此部门中也需要对制度建立、健全。

第一节前台接待工作管理规范

一、总台值班管理规范

(一)总台及各楼层值班小姐,统称总办文员。

(二)总办文员上班须着工作装、化淡妆。

(三)总办文员要按以下程序工作:8:15到公司,穿工作服,检查打卡机,挂领导值班牌,开空调机(夏天);8;20,站立迎候员工上班,主动递送卡片;8:30收卡。由公司派车接送上班的员工,因堵车或其他非主观原因不能准时上班的,不以迟到论,但要注明原因。

(四)1。总办文员对待员工或其他客人,要礼貌大方,热情周到。

2。对来找高层领导的客人,要问清事先有无预约,并主动通知被找领导。

3。客人到领导办公室后,应主动递送茶水。

4。客人离开后,应及时收拾茶杯。

(五)1。各楼层的文员,应视本楼层的具体情况,参照总台的工作程序做好工作。

2。文员要保持会议室的整洁,早晚各检查一次。

3。会议室开会时,应事先做好清洁工作,并主动给参加会议的人员倒茶水。

4。会议结束后,立即清理会议室。

(六)1。值班文员应推迟30分钟下班,各楼层文员下班前应先关好空调整机并检查各办公室,发现里面没有人时,应锁门关灯,做到人离灯灭。

2。如有员工确因工作需要须加班时,要告知其离开时通知总台。

3。当天值班的总台文员,亦应在员工下班后巡逻楼层,确保安全后,方可离开。

(七)总办文员违反本制度或其他与其本职工作相关的工作制度的,视情节给予其批评,或50元以上、l00元以下罚款处理,屡教不改的,扣除当月奖金直至给予辞退处理。

二、公司来宾参观接待规范

(一)参观种类。

(1)定时参观:先以公文或电话预先约定参观时间与范围。

①团体参观:机关、学校或社会团体约定来厂参观者。

②贵宾参观:政府首长、社会名流以及国内外各大企业负责人,经公司允准来厂参观者。

③普通参观:一般客户或业务有关人员来厂参观者。

(2)临时参观:因业务需要临时决定来厂参观者。

(二)接待方式。

(1)团体参观:凡参观人数能在会客室容纳者,均以烟茶招待,否则一律免于招待,

至于陪同人员由管理部协调有关单位决定。

(2)贵宾参观:按公司通知以咖啡、西点、冷饮、烟茶或其他方式招待,并由公司高

级人员陪同或由有关单位招待。

(3)普通参观:以烟茶招待,由管理部门或有关部门派员陪同。

(4)临时参观:同普通参观。

(三)参观规则。

(1)贵宾参观及团体参观:由公司核准并于参观前三日将参观通知单填送各工地管理

部门,以凭接待,如事出较急,先以电话通知,后补通知单。

(2)普通参观:由各部经理核准,并于参观前一日将参观通知单填送工地,以利接待,

但参观涉及两个部门以上者,应比照团体参观办理。

(3)临时参观:由各部(副)经理核定,并于参观前一小时以电话通知各工地管理部

办理接待,如参观涉及两个部门以上者,应商请管理部协调办理。

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